TUGAS POKOK PPID
PPID Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat bertugas :
- mengoordinasikan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi publik;
- melakukan koordinasi pengelolaan informasi berkala, informasi serta merta, dan informasi setiap saat sesuai ketentuan keterbukaan informasi publik;
- menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan informasi publik;
- melakukan verifikasi bahan informasi publik;
- melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi secara berkala;
- menyusun, menetapkan, memutakhirkan, dan mengumumkan Daftar Informasi Publik (DIP);
- melaksanakan pengujian konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan;
- memberikan pelayanan informasi publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
- mengoordinasikan penanganan keberatan atas pelayanan informasi publik;
- mengoordinasikan penyelesaian sengketa informasi publik;
- menyusun laporan pelaksanaan layanan informasi publik secara berkala.
PPID Pelaksana Unit bertanggung jawab :
- menyediakan data, informasi, dan dokumentasi yang berada dalam penguasaannya;
- menyampaikan data, informasi, dan dokumentasi kepada PPID Utama secara tepat waktu, akurat, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan;
- membantu pelaksanaan pelayanan informasi publik sesuai kewenangannya;
- melaksanakan pengelolaan dokumentasi pada unit kerja masing-masing.
FUNGSI PPID
- Pelaksana Pelaayanan Informasi Publik
- Penanggungjawab pemenuhan hak warga Negara untuk memperoleh akses Informasi Publik di UM Sumatera Barat
URAIAN TUGAS DAN WEWENANG
ATASAN PPID
Tugas
- Melakukan pembinaan terhadap penyelenggaraan layanan informasi publik.
- Menetapkan kebijakan umum pengelolaan informasi dan dokumentasi.
- Mengawasi pelaksanaan keterbukaan informasi publik di lingkungan universitas.
Wewenang
- Menetapkan keputusan atas keberatan yang diajukan pemohon informasi publik.
- Menyetujui atau menolak rekomendasi pengklasifikasian informasi yang dikecualikan.
- Menetapkan kebijakan strategis pelayanan informasi publik.
TIM PENDAMPING ATASAN PPID
Tugas
- Memberikan pertimbangan kepada Atasan PPID dalam penyelesaian keberatan informasi publik.
- Memberikan pertimbangan terhadap hasil uji konsekuensi informasi yang dikecualikan.
- Memberikan masukan mengenai kebijakan pelayanan informasi publik.
Wewenang
- Meminta penjelasan kepada PPID Utama dan PPID Pelaksana.
- Memberikan rekomendasi kepada Atasan PPID.
PPID UTAMA
Tugas
- Mengoordinasikan pengumpulan informasi publik dari seluruh unit kerja.
- Mengoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian informasi publik.
- Mengoordinasikan penyediaan dan pelayanan informasi publik.
- Menyusun Daftar Informasi Publik (DIP).
- Menyusun Daftar Informasi yang Dikecualikan (DIK).
- Melaksanakan pengujian konsekuensi.
- Mengoordinasikan penyelesaian keberatan dan sengketa informasi.
- Menyusun laporan tahunan layanan informasi publik.
Wewenang
- Meminta data, informasi, dan dokumen kepada seluruh unit kerja.
- Menetapkan standar operasional pelayanan informasi.
- Menolak pemberian informasi yang termasuk kategori dikecualikan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
- Menugaskan PPID Pelaksana untuk menyediakan informasi yang diperlukan.
PPID PELAKSANA UTAMA
Tugas
- Membantu PPID Utama dalam pelaksanaan layanan informasi publik.
- Mengelola administrasi permohonan informasi.
- Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen informasi.
- Mengoordinasikan pelayanan informasi dengan PPID Pelaksana Unit.
- Menyiapkan laporan berkala pelayanan informasi.
Wewenang
- Meminta data pendukung kepada PPID Pelaksana Unit.
- Melakukan verifikasi dan validasi informasi sebelum dipublikasikan.
PETUGAS PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
Tugas
- Menerima permohonan informasi publik.
- Mencatat permohonan informasi dalam register pelayanan informasi.
- Memberikan tanda bukti penerimaan permohonan.
- Menyampaikan informasi yang telah disetujui untuk diberikan kepada pemohon.
- Membantu penyusunan laporan pelayanan informasi.
PETUGAS PENGELOLAAN DATA DAN SISTEM INFORMASI
Tugas
- Mengelola sistem informasi dan website PPID.
- Menjamin ketersediaan data dan informasi dalam media elektronik.
- Mendukung digitalisasi dokumen informasi publik.
- Menjaga keamanan sistem informasi PPID.
- Melakukan pembaruan informasi publik secara berkala.
PETUGAS DOKUMENTASI DAN ARSIP
Tugas
- Mengelola arsip informasi publik.
- Menata dan mengklasifikasikan dokumen.
- Menjaga keamanan dan keutuhan dokumen.
- Menyediakan dokumen yang diperlukan dalam pelayanan informasi.
- Melakukan pemeliharaan arsip fisik dan elektronik.
PPID UNIT
PPID PELAKSANA UNIT
Tugas
- Mengelola informasi dan dokumentasi pada unit kerja masing-masing.
- Menyediakan data dan informasi yang menjadi kewenangan unit.
- Menyampaikan informasi kepada PPID Utama secara tepat waktu.
- Melakukan pemutakhiran data dan informasi unit.
- Membantu penyelesaian permohonan informasi yang berkaitan dengan unit kerja.
Wewenang
- Menghimpun data dari seluruh bagian pada unit kerja masing-masing.
- Mengusulkan informasi yang dikecualikan kepada PPID Utama.
- Memberikan klarifikasi terhadap informasi yang dikelola unit kerja.
PETUGAS PELAYANAN INFORMASI UNIT
Tugas
- Membantu PPID Pelaksana Unit dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi.
- Menyiapkan dokumen yang diminta PPID Utama.
- Melakukan pencatatan dan pengarsipan informasi pada unit kerja.
- Menjadi penghubung antara unit dan PPID Utama.